1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

polaxirenvo
Hauptstraße 52
77704 Oberkirch
Deutschland

Telefon: +493022011901
E-Mail: help@polaxirenvo.com

2. Welche Daten wir sammeln

Wir erheben verschiedene Arten von Daten, abhängig davon, wie Sie unsere Plattform nutzen. Dabei beschränken wir uns auf das absolut Notwendige.

Kontodaten

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Telefonnummer (optional)
• Zeitstempel der Registrierung

Nutzungsdaten

• Finanzielle Transaktionen und Kategorien, die Sie eingeben
• Budget-Einstellungen und Ausgabenziele
• Interaktionen mit der Plattform
• Geräte- und Browser-Informationen
• IP-Adresse und Standortdaten (anonymisiert)

Zahlungsinformationen

Wenn Sie kostenpflichtige Funktionen nutzen, verarbeiten wir Zahlungsdaten über externe Dienstleister. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartennummern auf unseren Servern.

3. Wie wir Ihre Daten verwenden

Ihre Daten helfen uns, die bestmögliche Erfahrung mit unserer Kostenverwaltungs-Plattform zu bieten.

Konkrete Verwendungszwecke

• Verwaltung Ihres Benutzerkontos und Authentifizierung
• Bereitstellung von Analysen und Berichten über Ihre Ausgaben
• Versand von wichtigen Benachrichtigungen über Budgetgrenzen
• Kundensupport und Beantwortung von Anfragen
• Verbesserung unserer Dienste basierend auf Nutzungsmustern
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Prävention von Betrug und Missbrauch

Wir verkaufen Ihre Daten niemals an Dritte. Punkt.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Gemäß DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten nur auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Bereitstellung unserer Kostenverwaltungsdienste
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Sie uns explizit Erlaubnis erteilen, z.B. für Marketing-E-Mails
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Zur Verbesserung unserer Dienste und Betrugsprävention
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

5. Datenweitergabe und Drittanbieter

Wir geben Ihre Daten nur in folgenden Fällen weiter:

Dienstleister

Wir arbeiten mit sorgfältig ausgewählten Partnern zusammen, die uns bei der Bereitstellung unserer Dienste unterstützen:

• Cloud-Hosting-Anbieter (Server in Deutschland und EU)
• Zahlungsdienstleister für sichere Transaktionen
• E-Mail-Service-Provider für Systembenachrichtigungen
• Analyse-Tools zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit

Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet und dürfen Ihre Daten nur in unserem Auftrag verarbeiten.

Rechtliche Anforderungen

In seltenen Fällen können wir verpflichtet sein, Daten an Behörden weiterzugeben – etwa bei gerichtlichen Anordnungen oder zur Strafverfolgung. Dies geschieht nur, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind.

Keine Datenübermittlung in Drittländer

Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Sollte sich dies ändern, informieren wir Sie vorab und holen gegebenenfalls Ihre Einwilligung ein.

6. Ihre Rechte als Nutzer

Die DSGVO gewährt Ihnen umfassende Rechte bezüglich Ihrer persönlichen Daten. Sie können diese jederzeit ausüben.

7. Datensicherheit

Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns extrem wichtig. Wir setzen mehrere Schutzmaßnahmen ein, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Technische Sicherheitsmaßnahmen

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten in unseren Datenbanken
• Regelmäßige Sicherheits-Updates und Patches
• Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Benutzerkonten
• Automatische Abmeldung nach Inaktivität

Organisatorische Maßnahmen

• Zugriffsbeschränkungen auf persönliche Daten (Need-to-know-Prinzip)
• Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter zum Datenschutz
• Datenschutz-Folgenabschätzungen bei neuen Funktionen
• Externe Sicherheitsaudits durch unabhängige Prüfer
• Notfallpläne für Sicherheitsvorfälle

Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen gibt es keine 100%ige Sicherheit im Internet. Wir empfehlen Ihnen, ein starkes Passwort zu wählen und dieses regelmäßig zu ändern.

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Speicherfristen im Detail

• Kontodaten: Solange Ihr Konto aktiv ist, plus 30 Tage nach Löschung
• Transaktionsdaten: Bis zu 10 Jahre gemäß steuerrechtlicher Vorgaben (§ 147 AO)
• Kommunikationsdaten: 3 Jahre ab letztem Kontakt
• Nutzungsprotokolle: Maximal 90 Tage, dann automatische Löschung
• Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf oder 3 Jahre nach letzter Interaktion

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten automatisch und unwiderruflich gelöscht. In Einzelfällen können wir Daten länger aufbewahren, wenn dies zur Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist.

9. Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihr Nutzererlebnis zu verbessern.

Arten von Cookies

• Notwendige Cookies: Ermöglichen grundlegende Funktionen wie Login und sichere Bereiche (keine Einwilligung erforderlich)
• Funktionale Cookies: Speichern Ihre Präferenzen wie Spracheinstellungen
• Analyse-Cookies: Helfen uns zu verstehen, wie Nutzer unsere Plattform verwenden (nur mit Ihrer Zustimmung)

Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen verwalten oder ablehnen. Beachten Sie, dass einige Funktionen dann möglicherweise nicht verfügbar sind.

Wir verwenden keine Tracking-Tools von Drittanbietern wie Google Analytics. Ihre Privatsphäre liegt uns am Herzen.

10. Kinder und Jugendliche

Unsere Dienste richten sich an Personen ab 18 Jahren. Wir sammeln wissentlich keine Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten.

Falls wir feststellen, dass wir versehentlich Daten von Minderjährigen gesammelt haben, löschen wir diese umgehend. Eltern oder Erziehungsberechtigte können sich jederzeit an uns wenden, wenn sie vermuten, dass ihr Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder rechtliche Anforderungen widerzuspiegeln.

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über eine auffällige Benachrichtigung auf unserer Plattform. Die aktuelle Version ist immer auf unserer Website verfügbar und enthält das Datum der letzten Aktualisierung.

Wir empfehlen Ihnen, diese Seite gelegentlich zu besuchen, um über Änderungen informiert zu bleiben.

12. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde in Deutschland ist:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon: 0228 997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

Alternativ können Sie sich auch an die Datenschutzbehörde Ihres Bundeslandes wenden. Wir würden uns jedoch freuen, wenn Sie uns zunächst direkt kontaktieren, damit wir Ihre Anliegen klären können.